Proprietarii de afaceri audită în mod regulat fondul de numerar mic rezervat pentru cheltuieli accidentale mici, cum ar fi carduri pentru angajații care se îmbolnăvesc brusc sau câteva achiziții de bunuri de birou între comenzi în vrac. Un audit vă ajută să confirmați că angajații responsabili de administrarea fondului, precum și cei care solicită bani în numerar mici, folosesc corect fondul și nu îl fură. Reconciliați numerarul mic comparând suma totală a numerarului inițial plasat în sertar cu numerarul total rămas și evidența numerarului total retras.
1
Numărați banii de hârtie rămași în sertarul fondului de numerar mic și apoi scrieți „Cash” și totalul pe o foaie de hârtie. Scoateți și numărați monedele, scrieți „Monede” pe hârtie și totalul. Adăugați împreună cele două subtotale și scrieți „Numerar total” și suma.
2
Eliminați tichetele de retragere de numerar mic sau jurnalul de numerar mic și dovada chitanțelor de cumpărare. Confirmați că aveți o chitanță pentru fiecare voucher sau înregistrare jurnal. Dacă nu, solicitați angajatului care nu a furnizat o chitanță să vă furnizeze una sau motivul pentru care nu există o chitanță.
3
Organizați retragerile în categorii pe baza utilizării, cum ar fi „Consumabile de birou” și „Diverse”. Adăugați sumele pentru prima categorie; scrieți „Retrageri” pe hârtie și sub antet scrieți numele categoriei și suma totală. Repetați cu celelalte categorii și sume, apoi adăugați subtotalurile și scrieți „Retrageri totale” și suma totală retrasă.
4
Adăugați retragerile totale la numerarul total și apoi comparați suma cu soldul inițial. Dacă sumele nu se potrivesc, verificați din nou totalurile. Dacă ați adăugat totul corect, dar totalul combinat este mai mic decât soldul inițial, scrieți „Cash Short” și suma. Dacă totalul combinat este mai mare decât soldul inițial, notați „Cash Over” și suma.
5
Scrieți un cec pentru a încasa banii de care aveți nevoie pentru a restabili soldul inițial. Dacă totalul combinat a egalat soldul inițial, scrieți cecul pentru valoarea totală a retragerilor. Dacă există o penurie, adăugați retragerile totale și scurtul de numerar și scrieți cecul pentru total. Dacă există o depășire a numerarului, scădeți Cash Over din retragerile totale și scrieți cecul pentru restul.
6
Plasați o notă pe hârtie, explicând motivul penuriei sau al excesului, dacă este cunoscut, sau că nu ați putut determina un motiv. Când ați terminat, semnați și datați hârtia pentru a arăta că ați reconciliat formularul și apoi înregistrați-l într-un liant sau dulap pentru a fi consultat ulterior.
