Utilizarea unui telefon mobil este o cerință pentru multe tipuri de muncă. Unele companii mici oferă angajaților telefoane celulare și permit o cantitate limitată de utilizare personală, în timp ce altele preferă să ramburseze angajaților costurile apelurilor lor de afaceri și o parte sau totalitatea taxei contractuale lunare. În septembrie 2011, Serviciul de venituri interne a emis orientări fiscale pentru politicile de rambursare a telefonului mobil, pe care întreprinderile de toate dimensiunile trebuie să le respecte pentru a rămâne conforme cu legea.
Rambursarea apelurilor
O politică de rambursare a telefonului mobil al companiei poate funcționa în mai multe moduri. O opțiune este ca compania să ramburseze numai valoarea apelurilor de afaceri efective. Conform acestui tip de politică de rambursare, angajatul trimite în fiecare lună o copie a contului său de telefon mobil, evidențiind apelurile efectuate în scopuri comerciale și înregistrând destinatarul apelului și motivul acestuia. Compania rambursează angajatul printr-o plată prin cec sau prin adăugarea valorii rambursării la compensația sa pentru perioada următoare. Această formă de rambursare nu este impozabilă pentru angajat și nu acoperă costurile de întreținere a telefonului mobil.
Acoperirea lunară a contractului
Dacă un angajat folosește telefonul mobil în scopuri comerciale „necompensatorii” substanțiale, de exemplu pentru a fi disponibil companiei să îl contacteze în orice moment, angajatorul poate rambursa valoarea totală a contractului lunar de telefonie mobilă, precum și costul apeluri. Alternativ, dacă angajatul are un plan de telefonie mobilă care include costul apelurilor și aceste apeluri sunt efectuate în mod substanțial în scopuri comerciale, costul integral al planului poate fi rambursat. Cu condiția ca suma rambursată să nu depășească valoarea contului total de telefon mobil, rambursarea nu este impozabilă. Această politică necesită, de asemenea, trimiterea extraselor lunare de telefonie mobilă în scopuri contabile.
Rambursare neobișnuită
Companiile nu ar trebui niciodată să ramburseze suma totală a unui cont lunar de telefon mobil fără a înregistra extrasele lunare, deoarece acest lucru ar putea fi considerat o rambursare neobișnuită sau un beneficiu marginal impozabil. Companiile cu o politică care oferă rambursare integrală trebuie să identifice în mod clar dacă cea mai mare parte a costurilor telefonului mobil sunt suportate pentru afaceri, pentru a determina dacă rambursarea constituie salarii sau venituri suplimentare. Dacă rambursarea este mai mare de 100 USD pe lună, IRS recomandă o examinare atentă pentru a decide dacă este vorba de venituri suplimentare și, dacă da, dacă este impozabilă în temeiul politicii de beneficii marginale De Minimis, care implică un beneficiu cu valoare minimă acordat ocazional angajaților, de obicei sub forma unei rambursări.
Înlocuirea salariilor
IRS se încruntă cu o politică de rambursare a telefonului mobil al companiei care este utilizată ca metodă de a furniza angajatului venituri suplimentare, precum și o politică care oferă rambursare în locul unei părți din salarii. Acest tip de politică reduce impozitul datorat pentru salariile mai mici și chiar dacă angajatul transmite lunar o declarație cu informații detaliate, rambursarea este impozabilă. În cazul tuturor politicilor de rambursare a telefonului mobil, compania ar trebui să obțină o copie detaliată a facturii lunare a telefonului mobil de la angajat pentru a păstra ca evidență financiară motivul rambursării.
