Producerea unei conferințe de afaceri este o modalitate excelentă de a aduce împreună oamenii dintr-o companie sau industrie, de a împărtăși idei și de a afla despre noi tendințe și oportunități. Este o oportunitate de a împărtăși cele mai bune practici, construind în același timp relații între oameni cu aceeași idee. Organizarea unei conferințe este o întreprindere complexă care poate implica luni de planificare pentru a se asigura că evenimentul este un succes.
Alege Tema
Selectarea unei teme este un proces important și nu unul care trebuie întreprins fără o gândire prealabilă. Cele mai bune conferințe sunt cele care îmbrățișează un concept sau o idee oportună, care vor rezona cu participanții dvs. O conferință intitulată „Utilizarea rețelelor sociale pentru a-ți îmbunătăți afacerea” va atrage probabil mai mulți oameni decât una numită „Îmbunătățirea afacerii tale”. În mod similar, o conferință internă de vânzări numită „Cum să vă garantăm că primiți un bonus în acest an” va răsuna mai puternic decât una numită „Conferință anuală de vânzări”.
Determinați bugetul
Planificarea nu poate avea loc până când nu se stabilește un buget. Dacă evenimentul este o afacere anuală, puteți utiliza costurile reale ale conferințelor anterioare ca punct de plecare. Amintiți-vă că unele costuri, cum ar fi închirierea camerelor, taxele pentru difuzoare și echipamentul A / V sunt fixe, în timp ce cheltuielile de călătorie, hotel și masă sunt determinate de numărul de participanți.
Selectați Difuzoare
Cea mai importantă parte a oricărei conferințe de afaceri este selectarea difuzoarelor potrivite. Alegeți difuzoare care vorbesc cel mai bine la idealurile temei și care o fac într-un mod dinamic. Dacă este posibil, planificați să participați la un eveniment la care participă. Dacă acest lucru nu este posibil, vedeți dacă puteți vizualiza un videoclip al acestora online. Dacă conferința este un eveniment intern, selectați personalități dinamice pentru discursuri principale sau pentru a acționa ca un MC. Dacă unul dintre participanții obligatori, de exemplu directorul executiv sau directorul financiar al companiei, nu este un prezentator interesant sau dinamic, luați în considerare solicitarea ca aceștia să își prezinte informațiile într-un format „talk-show”, unde o altă persoană le pune întrebări.
Alegeți locația
Selectarea locației potrivite pentru conferința dvs. este, de asemenea, importantă. Pentru a începe căutarea, determinați câte persoane vă așteptați să participe. Având în vedere acest număr, ia în considerare ce tip de atmosferă cauți. Este o conferință formală sau un refugiu casual? Vrei să stai într-un cadru de oraș sau să pleci din oraș pentru ceva mai relaxat. De acolo, ia în considerare dacă participanții vor avea nevoie de cazare la hotel sau de transport la locul de desfășurare și dacă va exista un eveniment social planificat.
Producție audio / video
Nimic nu poate strica o conferință de afaceri mai repede decât un sistem de sunet slab sau un proiector video care nu funcționează defectuos. În funcție de dimensiunea evenimentului dvs., este posibil să solicitați serviciile unei companii de producție. Acești profesioniști pot contribui la asigurarea succesului evenimentului, dar vor crește substanțial costul. Obțineți trei cotații și întâlniți personal reprezentantul companiei. „Furnizorii preferați” dintr-un hotel sau o sală de conferințe sunt de obicei mult mai scumpe decât o companie externă. Dacă nu sunt furnizorul exclusiv, obțineți alte cotații.
Mancare si bautura
În funcție de durata conferinței, va trebui probabil să furnizați alimente și băuturi pentru participanții dvs. Selectarea meniului este determinată în principal de buget. Acordați atenție costurilor produselor precum cafeaua, băuturile răcoritoare și gustările. Multe hoteluri și centre de convenții oferă mese relativ ieftine, dar percep până la 7 USD pentru o ceașcă de cafea.
Folosiți Ajutor
Alocați voluntari sau personal pentru anumite roluri cheie. O persoană ar trebui să fie responsabilă de difuzoare, asigurându-se că știe ce se așteaptă de la ei, că cazările de călătorie sunt aranjate, că materialele lor sunt încărcate pe laptopul corect sau alte echipamente și că microfoanele și alte echipamente sunt configurate pentru utilizarea lor. Alocați cuiva rolul de a gestiona sosirile participanților și o altă persoană este desemnată să se ocupe de personalul locului de desfășurare, de catering și de asistență pentru producție.
