Companiile folosesc note de management pentru a disemina informații către mai multe persoane. Astfel de memorandumuri detaliază știri despre politici, evenimente sau inițiative, de exemplu, și furnizează informațiile tuturor managerilor corespunzători în același timp. Crearea unei note de management eficiente presupune înțelegerea publicului și realizarea managerilor care primesc multă corespondență pe tot parcursul zilei. Scrieți nota pentru a fi clară și concisă, cu un subiect de interes, pentru a crește atenția.
1
Trimiteți nota numai acelor manageri care au nevoie de informații. Distribuirea notelor către toți supraveghetorii din organizație de fiecare dată când este scris unul poate reduce șansa ca citirea notei să fie redusă. Prin selectivitate, managerii vor ști dacă au primit unul, conținutul este probabil important.
2
Scrieți un subiect puternic sau Re :, linie pentru a atrage atenția cititorului. Mai degrabă decât ceva obișnuit, cum ar fi „Actualizarea programului de beneficii pentru sănătate”, ați putea scrie: „Noi beneficii interesante adăugate la programul de îngrijire a sănătății!”
3
Rezumați scopul articolului în prima teză. Managerii vor folosi acest lucru ca ghid pentru a determina dacă ar trebui să continue să citească. O deschidere generică la memo poate determina un manager ocupat să concluzioneze că informațiile nu merită timpul ei, așa că includeți suficiente detalii în prima linie pentru a convinge managerii că nota este demnă.
4
Păstrați nota scurtă și concisă. Utilizați o combinație de paragrafe și puncte glonț pentru o citire rapidă. În același timp, includeți suficient conținut pentru a explica în mod clar informațiile. Multe persoane au devenit condiționate de postări scurte pe rețelele sociale pentru a obține un punct; să înțelegeți diferența dintre o notă adresată managerilor și o actualizare Twitter, de exemplu. Nota trebuie să furnizeze un rezumat satisfăcător al problemei.
5
Clarificați următorii pași sau responsabilități ale cititorilor. Declarați clar dacă trebuie să adune anumite informații, să participe la un seminar, să-și educe subordonații cu privire la această chestiune sau orice altceva care necesită acțiuni suplimentare. Includeți termenul specific pentru acțiuni, dacă există unul.
6
Enumerați un nume de contact și informații în cazul în care vreunul dintre manageri are întrebări cu privire la conținutul memoriei.
