Comunicarea de afaceri apare sub mai multe forme în cadrul unei organizații. Companiile comunică cu clienții prin intermediul site-urilor web, rapoartelor sau periodicelor. Comunicațiile interne includ telefoane, mesagerie vocală, buletine informative ale companiei și sistemul de e-mail intern, pentru a numi câteva. În toate cazurile, indiferent dacă comunicarea de afaceri este internă sau externă companiei, trei elemente fundamentale pentru succesul acesteia sunt claritatea, structura și cunoașterea publicului.
Claritate
Scrierea sau comunicarea cu claritate este poate cel mai important element al comunicării. Comunicările comerciale eficiente ajung la subiect, spun exact ce se înțelege fără a insera vorbire dublă și sunt transmise în termenii cei mai simpli posibil. Utilizarea limbii vernaculare comune, în locul acronimelor din industrie cunoscute doar de câțiva, face comunicarea mai disponibilă pentru ascultător sau cititor și este ușor de înțeles.
Structura
La fel ca povestirea bună, comunicarea de afaceri necesită un început, un mijloc și un sfârșit. Urmarea acestei structuri logice este ușoară pentru un cititor sau un ascultător, deoarece este una pe care majoritatea oamenilor au fost învățați să o înțeleagă. Utilizați această structură pentru orice tip de suport de comunicare, rapoarte, e-mailuri sau mesaje vocale; angajează-l și în timpul întâlnirilor companiei. Fii succint și evită să devii prea vorbăreț, iar mesajul tău ar trebui să treacă.
Public
Înțelegeți publicul. Când comunicați cu un client, alegeți limba populară pe care acesta o va înțelege, mai degrabă decât terminologia care nu se află în cunoștința sa. Același concept se aplică atunci când vorbești cu colegii sau cu alți membri interni ai echipei. Acronimele pot economisi spațiu, dar majoritatea oamenilor nu vor ști ce înseamnă; comunicările scrise rezultate arată ca o supă de alfabet. Adresați-vă subiectul publicului dvs. - nu forțați publicul să se potrivească subiectului.
Coerență
Fii consecvent în comunicările tale; nu luați poziții opuse, ceea ce servește doar pentru a deruta ascultătorul sau cititorul. Alegeți partea problemei pe care intenționați să o sprijiniți și respectați-o. Folosirea unei voci și a unui stil consecvent ajută publicul să se angajeze în mesaj și să-și dezvolte încrederea în compania sau produsul dvs. Este puțin probabil ca oamenii să aibă încredere în informațiile conținute într-un mesaj care este inconsistent sau contradictoriu.
Mediu
Folosiți mediul potrivit pentru a vă adresa publicului. Dacă mesajul solicită o scrisoare personală sau un e-mail, utilizați acel mediu pentru mesaj. Dacă necesită comunicații voce-voce sau față în față, totuși, e-mailul este alegerea greșită. Mediul utilizat pentru comunicarea de afaceri conferă credibilitate mesajului, așa că rămâneți cu mediul care acceptă mesajul.
