Cu cât este mai mare o afacere, cu atât este mai probabil ca achiziționarea anumitor bunuri sau servicii să necesite un plan formal de achiziții. Obiectivul este să ne asigurăm că afacerea nu cheltuiește excesiv sau nu plătește mai mult pentru componente decât profitul pe care îl va realiza afacerea atunci când vinde produsul finit. Solicitarea este o fază a procesului de achiziții în care afacerea solicită în mod activ oferte de la furnizorii concurenți printr-o invitație de a licita sau de a solicita propuneri. Documentele de solicitare identifică achiziția, cerințele de achiziție și prezintă un proces pe care fiecare furnizor trebuie să îl urmeze atunci când depune o ofertă formală sau o propunere.
1
Elaborați o scrisoare de invitație informativă. Scrisoarea oferă informații cheie de care au nevoie furnizorii potențiali pentru a stabili dacă au un interes în participarea la procesul de ofertare. Folosiți o voce formală, definiți clar termenii și oferiți explicații și descrieri amănunțite. Includeți termenele limită pentru depunere, o scurtă descriere a necesității de achiziție și instrucțiuni pentru pregătirea, structurarea și depunerea unei oferte. Furnizați detalii precum durata în care oferta trebuie să rămână valabilă și descrieți criteriile și metoda pe care o va folosi compania atunci când evaluează ofertele de oferte.
2
Creați un program de cerințe, inclusiv cantități, specificații tehnice clare și cerințe de performanță a produsului. Asigurați-vă că așteptările de performanță sunt scrise bine, fără spațiu pentru interpretare personală. Acest lucru este vital pentru a preveni neînțelegerile și dezacordurile ulterioare în timpul fazei de executare a contractului de cumpărare. În cele din urmă, includeți informații despre livrare, inclusiv data livrării, modalitatea de transport și termenele de livrare.
3
Introduceți un eșantion de contract, o copie a comenzii de cumpărare autorizate și fișe care conțin termenii și condițiile generale și speciale. Termenii pot include elemente precum cerințe de asigurare și de garanție, precum și clauze de penalizare de neexecutare și de întârziere. Trimiterea unui eșantion de contract împreună cu termenii și condițiile oferă furnizorilor posibilitatea de a avea contractul revizuit de un profesionist juridic înainte de semnare.
4
Includeți un formular de depunere a ofertei ca element final în solicitare. Formularul de depunere devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic odată ce furnizorul semnează și returnează documentele de ofertă. Utilizați un formular de depunere standard pe care îl puteți obține de la avocatul dvs. sau creați un formular personalizat.
