Formalitatea și reținerea diferențiază comunicările de afaceri de conversațiile personale obișnuite. În special între cunoscuți vagi sau oameni pe trepte foarte diferite ale scării corporative, conversațiile de afaceri se desfășoară în conformitate cu îndrumări de etichetă foarte specifice. Gândirea la manierele cuiva este un mod simplu, dar eficient de a comunica profesionalismul și respectul cu contactele de afaceri.
Începeți oficial
De regulă, este mai bine să începeți în mod formal și să fiți invitați la informalitate, decât să vă asumați informalitatea și să riscați să ofensați un potențial partener de afaceri.
Sunați pe cineva „domnul Smith” în loc de „Bob” până când este invitat să-și folosească prenumele. Aduceți-vă aminte de nume, deoarece utilizarea unui nume transmite respect pentru persoana respectivă. Păstrați la distanță obiceiurile proaste - fără mestecarea gingiei, mușcătura unghiilor, flatulența ostentativă și monitorizarea compulsivă a BlackBerry.
Discutați subiecte sigure
Majoritatea oamenilor știu că interceptarea politicii și a religiei în conversații de afaceri este un faux pas major. Cu toate acestea, lista subiectelor de conversație în afara limitelor - în special cu persoanele care cunosc doar foarte puține cunoștințe - include probleme de sănătate, politici de birou și opinii controversate despre industrie sau personalități importante din cadrul acesteia. Evitați și excesul de negativitate; păstrarea conversației pozitive întărește sentimentele calde despre conversație și cei care au participat la ea.
Privește mâncarea
Evitați să vorbiți cu o gură de mâncare. Mămicile noastre ne-au învățat să mestecăm cu gura închisă și este potrivit să ne amintim această regulă în mediul de afaceri. Chiar și în timpul prânzurilor de afaceri, fiți discreți în timp ce luați masa: luați mușcături mici, evitați băuturile și purtați ușor alcoolul. În plus, gândiți-vă de două ori înainte de a ajuta pe cineva să termine o masă - este dificil să întrebați un contact de afaceri dacă, de exemplu, îi puteți lua murătura.
Această regulă este deosebit de importantă pentru conversațiile telefonice. Dacă trebuie să mâncați în mod absolut în timpul unui apel de afaceri, luați mușcături mici și mențineți telefonul dezactivat în timp ce mestecați.
Ascultă cu respect
Comunicarea necesită întotdeauna vorbirea și ascultarea. În loc să vă gândiți la programul dvs. sau la următoarea replică spirituală sau la calea de zbor a fluturelui din fundal, acordați atenție la ceea ce spun ceilalți și asigurați-vă că le înțelegeți semnificația. Mai ales cu oamenii noi, merită să vă asigurați că înțelegeți contextul și sensul din spatele cuvintelor pe care le folosesc.
Specialistul în comunicații, Jasper Anson, sugerează: „Încercați să adăugați întotdeauna comentarii scurte care să abordeze punctele lor și să arate o apreciere și o înțelegere pentru ceea ce spun. Gândiți-vă la asta ca la modul dvs. de a împărtăși înțelegerea și nivelul de atenție cu persoana care vorbește”.
Tranzacții de mâini și cărți de vizită
Începeți și încheiați o conversație cu o nouă cunoștință de afaceri cu o strângere de mână. O strângere de mână fermă cu contact cu ochii transmite respect, deși această practică trebuie modificată atunci când avem de-a face cu persoane din culturi diferite în care contactul cu ochii sau strângerile de mână sunt rare sau nepoliticoase.
Încheiați o conversație cu un schimb de cărți de vizită. Cardurile sunt un instrument esențial de marketing și permit partenerului tău de conversație să-ți amintească cu ușurință de tine și de afilierea ta.
