Comenzile de lucru și facturile sunt utilizate atunci când o companie sau un contractant prestează servicii pentru clienți și le facturează pentru aceste servicii. O comandă de lucru se numește uneori o comandă de cumpărare, care este utilizată și atunci când un client dorește să cumpere produse mai degrabă decât servicii. Se generează o factură indiferent dacă articolele sunt cumpărate sau serviciile sunt prestate.
Comandă de lucru
O comandă de lucru este de obicei o cerere scrisă pe care clientul o face pentru anumite articole sau servicii. Detaliile care trebuie incluse în formular sunt numărul comenzii de lucru, adresele de facturare și expediere ale clientului, numele clientului, data solicitării, data estimată de livrare, termenele de plată, metoda de livrare, fișa postului, prețul unitar, subtotal, taxele aplicabile, totalul costul și semnătura autorizată. Comanda poate include, de asemenea, cantitatea și numărul piesei sau articolului.
Factura fiscala
O factură este o factură pe care o trimiteți clientului solicitând plata pentru bunurile vândute sau serviciile prestate. Deși s-ar putea să faceți referire la o factură ca factură de vânzare, persoana care face achiziția ar putea să o numească factură de achiziție. Detaliile includ data și numărul facturii, codul dvs. fiscal sau de înregistrare, numele și adresa cumpărătorului, numărul lucrării sau numărul comenzii de achiziție, costul unitar și prețul total. Includeți, de asemenea, o defalcare a impozitelor, reducerilor, depozitului plătit, termenelor de plată, scadenței și taxelor sau taxelor de întârziere aplicabile.
Proces
Unele companii solicită cumpărătorului să trimită comanda de lucru prin fax sau e-mail, în timp ce altele le permit să apeleze la cerere. În acest din urmă caz, puteți prelua comanda prin telefon, pe baza cererii clientului. Odată ce comanda este pregătită, trimiteți cumpărătorului o copie solicitând confirmarea. O factură este întotdeauna pregătită de vânzător. Când se modifică o comandă de lucru, originalul trebuie actualizat, iar factura trebuie să reflecte modificările respective. Comanda de lucru și factura corespunzătoare trebuie depuse în contul clientului.
Considerații
Dacă afacerea dvs. este mică, puteți utiliza un software de birou pentru a pregăti comenzile de lucru și facturile. Dacă aveți mulți clienți, luați în considerare investițiile în software-ul de gestionare a comenzilor și facturare. Acest lucru vă permite să introduceți, să urmăriți și să gestionați comenzile și să facturați electronic clienții. De asemenea, puteți rula rapoarte de îmbătrânire pentru a monitoriza facturile neplătite. Ar putea fi posibil să combinați comanda de lucru și factura. De exemplu, dacă munca efectuată este mică, puteți utiliza un singur formular în momentul serviciului. Contractanții independenți sau companiile mici pot utiliza un formular, în timp ce companiile mai mari tind să le separe pe cele două.
