Modelele de management teoretic sunt utilizate ca principii directoare pentru guverne și întreprinderi din întreaga lume. Două dintre cele mai comune teorii organizaționale și de management sunt cele ale lui Frederick Taylor și ale lui Max Weber. Taylor a stabilit teoria științifică, iar Weber a creat teoria birocratică. Teoria științifică se bazează pe utilizarea datelor și a punctelor forte umane pentru a crește producția, în timp ce stilul de management birocratic se concentrează pe ierarhii și pe roluri strânse de muncă.
Indiferent de organizație, obiectivele rămân aceleași la nivel general. Fiecare organizație se străduiește să minimizeze costurile, maximizând în același timp producția. Pe lângă modelele birocratice și științifice, există și teorii administrative și de relații umane care sunt folosite ca forme de organizare și ierarhizare. Profesorul Elton Mayo a creat stilul de management al relațiilor umane pentru a utiliza dorința umană, astfel încât oamenii să poată performa și să lucreze în echipă. Stilurile de administrare se concentrează pur și simplu pe o pistă de hârtie și utilizează o abordare simplă de gestionare, fără a se baza pe influența puternică a interacțiunilor umane.
În cele din urmă, stilurile de management sunt concepute pentru a crea un mod eficient de comunicare care să conducă afacerea înainte în modul cel mai eficient și eficient posibil. Alegerea pentru utilizarea unui model specific se rezumă la stilul personal, politica companiei și ceea ce se dovedește cel mai eficient în timp. Nimic nu este static și trecerea de la un model la altul este posibilă în cadrul rațiunii (cu excepția cazurilor guvernelor). Schimbarea dramatică este dificilă într-un model de afaceri mai mare, totuși, unde sunt necesare numeroase formalități pentru a face modificări legale. O companie mai mare necesită, de asemenea, un tip de conducere care poate implementa acest tip de schimbare, comunicând în același timp schimbările în mod eficient personalului.
Atât modelele birocratice, cât și cele științifice sunt obișnuite în spațiul industrial și industrial, unde producția este atent calculată și monitorizată. Modelele administrative și de relații umane sunt mult mai frecvente în firmele de contabilitate, tehnologie și start-up-uri și în întreprinderile mici. În lumea micilor afaceri, unde angajații sunt limitați, ierarhia și stilurile de management de această natură nu se aplică cu adevărat, deoarece sunt adesea clare și implicite, bazate pe structura socială limitată și viziunea clară a conducerii și a proprietății.
Ce este managementul științific?
Managementul științific este stilul de management al lui Frederick Taylor și se concentrează foarte mult pe individ și pe rezultatele generate de procese. Taylor a crezut că găsirea celei mai bune modalități pentru fiecare persoană de a-și îndeplini slujba ar duce la un loc de muncă mai productiv. Este o abordare mai favorabilă la nivel uman și este concepută pentru a juca punctele forte ale fiecărei persoane din organizație, mai degrabă decât să impună un set strict de linii directoare. În cele din urmă, managementul științific se bazează pe procese de rafinare și pe măsurarea rezultatelor, pentru a găsi cel mai bun mod de producție. Este în mare parte bazat pe date, dar are și o componentă umană puternică. Testarea diferitelor abordări și calcularea rezultatelor într-un set de date detaliat face posibilă înțelegerea tendințelor și aflarea a ceea ce funcționează cu adevărat sau nu funcționează bine în anumite afaceri și industrie. Abordarea științifică este eficientă, deoarece datele și cercetarea dau o imagine clară în timp. Cu toate acestea, necesită timp și evidență intensivă pentru a calcula și urmări fiecare abordare a îndeplinirii funcțiilor de muncă. Citirea greșită a rezultatelor poate fi, de asemenea, o problemă. Dacă performanța este scăzută, rezultatul nu este întotdeauna atribuit procesului sau angajatului, deși datele vor fi citite în acest fel.
Principii de management birocratic
Abordarea birocratică a managementului a fost formată de Max Weber și se bazează pe un set strict de linii directoare și ierarhie. În esență, teoria se bazează pe reguli de vechime, urmând linii directoare și aderând la procese stricte. Acest lucru funcționează în special pentru unele modele de afaceri, dar nu atât de bine pentru altele. De exemplu, o afacere de producție va necesita o sarcină foarte specifică efectuată într-o manieră repetitivă. Abaterea de la această sarcină va, în cele din urmă, arunca întregul proces și va deteriora producția și produsul. În această situație, un stil de management birocratic funcționează bine, deoarece angajatului i se oferă un set strict de instrucțiuni de la superior și se așteaptă să respecte aceste linii directoare. Este o practică în eficiență și control.
În plus, Weber susține că urmărirea și înregistrarea fiecărui incident și eveniment important este importantă pentru referință. Păstrarea unor evidențe stricte creează o metodă pentru a face referire la evenimente din trecut și pentru a face corecții. Este o abordare bazată pe soluții pentru identificarea problemelor recurente și apoi luarea unor măsuri eficiente pentru remedierea acestor probleme. Într-un sens, obiceiurile stricte de păstrare a evidențelor pot duce la o gestionare mai eficientă.
Abordarea birocratică se bazează în mare măsură pe principiile tradiționale și pe o formă ierarhică a structurii de afaceri. Persoanele sunt angajate, pe baza calificărilor și apoi promovate, deoarece dovedesc valoare și avansează abilitățile la locul de muncă. Ierarhia, vechimea și nivelurile contează cu adevărat atunci când se utilizează această metodă de management. Când un superior vorbește, se așteaptă ca sala să asculte și să urmeze ordinele din acea poziție superioară. Lanțul de comandă este un principiu definitoriu în acest stil de management. Multe companii și start-up-uri moderne de tehnologie refuză această tendință cu o abordare mai colaborativă și mai creativă la locul de muncă. Weber nu ar aproba atunci când vine vorba de lipsa rolurilor și structurii specifice conducerii în cadrul organizațiilor și, deși numeroase companii s-ar putea îmbunătăți dintr-o abordare birocratică parțială, sistemul general este datat și nu răspunde rapid piețelor și tendințelor în afaceri.
Definirea diferențelor
Diferențele cele mai răspândite între modelele de management birocratic și științific sunt modurile în care indivizii interacționează și colaborează. Într-un mediu științific, individului i se oferă opțiuni și flexibilitate. Comunicațiile și adaptarea proceselor la aplicațiile din lumea reală sunt importante aici. Abordarea științifică permite căi deschise de conversații sociale și este mai puțin segregatoare în grupul de angajați. Rolurile suprapuse ale posturilor se pot întâmpla și în cadrul științificilor, iar angajații pot vedea o schimbare în care sunt mutați la diferite locuri de muncă, pe baza punctelor forte specifice sau li se oferă mai multă responsabilitate și un set divers de funcții ale postului.
În stilul birocratic, relațiile nu sunt importante, iar indivizii ar trebui doar să lase capul jos și să-și facă treaba. Socializarea și adaptarea stilurilor de lucru nu sunt acceptate într-un mediu birocratic. Stilurile birocratice sunt foarte specializate și fiecare rol de serviciu are un set predefinit și strict de linii directoare, cu puțin sau deloc spațiu de mișcare. Abilitatea de a vă deplasa în mod transversal în cadrul companiei, organizației sau guvernului este, de asemenea, dificilă. Este o ierarhie de sus în jos, fără flexibilitate și adaptabilitate redusă la piețe. Guvernele folosesc acest stil de gestionare, cu principii foarte rigide și reguli și reglementări la locul de muncă. Stilul științific poate adapta și schimba procesele, lucrând în același timp în colaborare pentru obținerea unui randament mai mare cu costuri mai mici.
Creativitate în fiecare model
O afacere creativă este probabil să se îndepărteze de modelul birocratic. Este posibil ca întreprinderea să utilizeze în continuare un nivel de ierarhie în modelul de afaceri, dar orientările stricte și rolurile de muncă bine definite nu sunt susceptibile să stimuleze creativitatea. Abordarea științifică are mai mult spațiu pentru creativitate, dar rămâne foarte concentrată pe producție și pe găsirea celui mai bun traseu pentru a atinge cele mai înalte niveluri de producție posibile. Acest lucru permite creativității numai în cadrul funcției specifice a postului. În cele din urmă, niciun model nu este conceput pentru a inspira idei noi și pentru a motiva oamenii spre ingeniozitate și soluții creative. Ambii lucrează într-un mediu de fabricație sau de producție, în care rolurile postului sunt oarecum restrânse.
Loialitatea angajaților
Sănătatea și fericirea angajaților joacă un rol în lumea afacerilor, unde angajații fericiți sunt mai loiali și de multe ori se comportă la un nivel mai înalt decât angajații nefericiți sau nemulțumiți. Modelul de afaceri birocratic nu reușește să inspire angajații și nu conduce loialitatea excepțională dincolo de salariu. Aceasta înseamnă că ratele cifrei de afaceri sunt mai mari, deoarece angajații caută oportunități mai bune. Reducerea cifrei de afaceri este dependentă de salarii mai mari și de potențialul de mobilitate ascendentă în cadrul întreprinderii sau al guvernului, în cadrul unui model birocratic de gestionare. Abordarea științifică este mai centrată pe om și are șanse mai mari de a câștiga loialitate în rândul angajaților. Metoda nu înăbușă intenționat socializarea la locul de muncă și, de fapt, încurajează programele pozitive ale angajaților, dacă acestea influențează producția și performanța mai ridicate. Testarea programelor pozitive, dar apoi revocarea lor, dacă este ineficientă, este totuși un joc periculos, iar o afacere poate ajunge să se angajeze în structuri superioare generale, fără câștiguri semnificative, ca mijloc de prevenire a indignării angajaților.
Care este cel mai eficient?
În majoritatea aplicațiilor de afaceri, metoda științifică prevalează deoarece este concepută pentru o productivitate maximă la costuri cât mai mici. Modelul se poate adapta rapid și se bazează pe date și testări pentru a implementa procese eficiente. Stilul de management birocratic nu se adaptează bine sub presiune și este foarte formal. Lucrurile se întâmplă încet în model și deseori necesită povara documentelor și a legalităților pentru fiecare pas înainte (în special într-un cadru guvernamental). Păstrarea intensivă a evidențelor în stilul birocratic este, de asemenea, problematică, deoarece consumă mult timp și nu oferă nimic care să poată fi acționat și valoros imediat. În cele din urmă, evidența devine un jurnal care poate fi util într-o situație juridică, dar un bun management știe deja problemele la îndemână și lucrează proactiv pentru a găsi soluții. Metoda birocratică necesită luarea fiecărei soluții potențiale către un superior și apoi executarea acesteia prin canale pentru a crea un proces documentat, înainte de a ajunge la angajat și de a implementa o schimbare care se poate dovedi efectivă sau nu. Managementul birocratic funcționează într-un cadru guvernamental în care rentabilitatea nu este neapărat obiectivul. Bugetele sunt predeterminate și se bazează pe un sistem fiscal, astfel încât entitatea nu lucrează neapărat pentru a crea eficiențe și pentru a crește producția.
Partea superioară a managementului birocratic
Deși stilul de management birocratic pare mai greoi decât eficient, acesta are însă câteva elemente pozitive. Stilul funcționează în termene stricte și bugete restrânse. Totul este explicat și nu se strecoară prea mult prin crăpături. Sistemul poate funcționa foarte bine, atunci când managerii eficienți îl folosesc în avantajul lor și creează eficiențe care funcționează în cadrul sistemului birocratic. De exemplu, un manager care știe ce aspecte ale unui proiect întârzie și necesită o perioadă de așteptare (cum ar fi hârtia excesivă sau permisiunea), va pune aceste lucruri în mișcare devreme. Apoi, un manager poate lucra prin aspecte ale proiectului care se află sub control imediat, în timp ce piesele cu mișcare lentă lucrează pe arzătorul din spate. Gestionarea eficientă a timpului și coordonarea pieselor unui proiect, în funcție de cerințele de fază și de timp, face posibilă conducerea tuturor în mod eficient, menținând în același timp bugetele stricte, păstrarea înregistrărilor și alte constrângeri birocratice.
Un alt mod de a lucra prin închideri birocratice este prin reunirea diferitelor aspecte ale unui proiect pentru a face lucrurile să funcționeze rapid. Într-un scenariu comun, fiecare traseu și proiectare a stâlpilor de putere necesită o aprobare a inginerului. Când proiectul vede revizuiri, necesită aprobare din nou. Transmiterea acestui lucru între departamente în timp ce un echipaj se instalează pe teren, consumă mult timp și, în cele din urmă, costă bani. Echipajul este pregătit și așteaptă, în timp ce documentele rulează prin departamentele administrative și lucrează la potențialul de programare al unui inginer. Întregul proces este lipsit de eficiență. Adăugarea unui inginer de teren la personal, însă, rezolvă problema, deoarece inginerul poate vizita site-ul, poate verifica noile planuri, poate face ajustări, după caz, pentru a aproba proiectul înainte de a trece la un alt proiect. Acest lucru elimină procesul administrativ sau, cel puțin, minimizează administratorul necesar pentru a conduce proiectul înainte. Soluțiile de această natură nu sunt cu totul neobișnuite și există un întreg subsector de antreprenori și întreprinderi independente pentru a adăuga eficiență unei birocrații, după cum este necesar.
