Multe companii folosesc un sistem de contabilitate computerizat pentru a înregistra tranzacțiile financiare zilnice, dar dacă tocmai începeți o afacere și nu doriți să computerizați, un sistem de contabilitate cu 12 coloane ar fi o modalitate ușoară de a vă urmări fondurile. Acest tip de contabilitate înregistrează în general tranzacțiile zilnice în ordine cronologică, clasifică tranzacțiile în funcție de tipul de cont și vă permite să obțineți totaluri de coloane la sfârșitul fiecărei luni. Sistemul este rapid de utilizat, dar aplicația sa este limitată la tipuri de întreprinderi mici și proprietar unic care înregistrează tranzacții numai atunci când numerarul este plătit sau primit.
1
Scrieți următoarele titluri de coloană pe rândul superior al registrului cu 12 coloane: Data, informații, vânzări, achiziții, salarizare, utilități, consumabile, chirie, impozite, alte cheltuieli, numerar în bancă, numerar la îndemână, capital și diverse.
2
Scrieți fiecare tranzacție în numerar în ordine cronologică începând cu primul rând. Înregistrați data sub coloana „Data” și apoi scrieți o descriere foarte scurtă a tranzacției în coloana „Date”, dar asigurați-vă că descrierea răspunde la întrebările „cine”, „ce” și „de ce”. De exemplu, scrieți „Plătit 18 USD la combustibilul ACME pentru 6 galoane de benzină pentru camionul de livrare” pentru a înregistra cheltuielile cu combustibilul.
3
Clasificați tranzacția în funcție de tipul de cont, apoi înregistrați suma acesteia sub titlul contului corespunzător în următoarele 12 coloane. Înregistrați prețurile mărfurilor vândute sau serviciile prestate în coloana „Vânzări” și înregistrați plățile în numerar în coloana „Numerar la îndemână”. Când cumpărați inventar de mărfuri, înregistrați costul acestuia în coloana „Achiziții”, apoi înregistrați numerarul corespunzător plătit furnizorilor în coloanele „Numerar în bancă” sau „Numerar pe mână”. Anexați această ultimă sumă între paranteze pentru a arăta că este o retragere în loc de un depozit la fondurile existente și utilizați „Numerar în bancă” numai la emiterea unui cec.
4
Înregistrați cheltuielile precum salarizarea, utilitățile, aprovizionarea, chiria, impozitele și alte cheltuieli la rubricile lor corespunzătoare de coloană, apoi înregistrați numerarul plătit pentru a plăti cheltuielile la „Numerar în bancă” sau „Numerar la îndemână”. Adăugați aceste cifre din paranteză pentru a indica o deducere din numerar. Înregistrați depozitele bancare prin notarea sumei atât în coloanele „Numerar în bancă”, cât și „Numerar la îndemână”, dar atașați această din urmă paranteză pentru a indica retragerea din numerar.
5
Înregistrați retragerile personale din fondurile companiei plasând suma sub coloana „Capital” și deducând aceeași sumă din coloanele „Numerar în bancă” sau „Numerar la îndemână”. Încadrați aceste cifre din paranteză pentru a indica faptul că este o deducere din numerar. Înregistrați toate celelalte tranzacții care nu se încadrează în titlurile de cont anterioare în coloana „Diverse”. Adăugați cifrele din fiecare coloană la sfârșitul fiecărei luni pentru a obține un rezumat al tranzacțiilor dvs.
