Când lucrați în aplicații orientate pe date, cum ar fi programe de calcul tabelar, vă obișnuiți rapid să modificați un număr mare de intrări simultan, economisind timp peste alternativa înregistrare cu înregistrare. Dacă vă confruntați cu o situație în care doriți să ștergeți mai multe tranzacții sau liste de articole din QuickBooks într-o singură trecere, veți găsi rapid că comenzile pe care sperați să le utilizați nu funcționează la scara pe care o așteptați. Pentru a depăși aceste limitări, alegeți metoda potrivită pentru a alunga datele nedorite.
Undeletables
Clienții care nu mai cumpără de la dvs., produsele pe care nu le mai vindeți și furnizorii pe care i-ați abandonat din considerare adaugă în bloc fișierele de date QuickBooks fără a adăuga valoare continuă. Nu doriți să le vizualizați în rapoarte și liste, dar QuickBooks nu vă permite să ștergeți o înregistrare care se leagă la o singură tranzacție. În cazul în care clientul se conectează cu o estimare, produsele apar într-o ofertă, iar vânzătorii erau clasați anterior pe lista dvs. de intrare, QuickBooks afișează un mesaj de eroare atunci când încercați să ștergeți aceste intrări. Același mesaj de eroare vă oferă, de asemenea, o alternativă, care scoate din vedere aceste înregistrări nedorite: un buton „Inactiv” pe care puteți face clic pentru a retrograda elementele care nu mai merită prioritate, dar care se conectează cu trecutul dvs. financiar.
Ascunzându-se la vedere simplă
Când schimbați relațiile bancare, închideți un cont sau nu mai utilizați-l, conexiunile articolului la mai multe tranzacții anterioare vă împiedică să îl ștergeți. Dacă puteți prevedea reluarea utilizării unui cont mai târziu, doriți să îl păstrați pentru utilizare ulterioară. Pentru a împiedica conturile trecute și temporar latente să vă încurce vizualizarea datelor, ascundeți-le în loc să încercați să le ștergeți. Faceți clic dreapta pe un cont în fereastra Plan de conturi pentru a accesa opțiunea „Faceți contul inactiv”. Rezervați ștergerea pentru un cont pe care l-ați creat accidental și știți că nu îl veți folosi niciodată.
Pe rand
După ce identificați o serie de înregistrări orfane care se califică pentru ștergere - relicvele unui fișier importat greșit, de exemplu - puteți petrece o jumătate de oră căutând o comandă rapidă de la tastatură sau un element de meniu care vă permite să ștergeți un selectarea pieselor, doar pentru a realiza că QuickBooks nu oferă capabilități de ștergere în bloc. Pentru a rezolva o greșeală individuală sau pentru a elimina o intrare accidentală, puteți șterge articolele pe rând. Dacă ați importat în masă înregistrările greșite dintr-o foaie de calcul Microsoft Excel și nu doriți să remediați eroarea câte un articol, consultați utilitarele care pot adăuga capacitățile pe care QuickBooks le reține.
Apelarea unor terți
Două programe terțe sunt specializate în tipurile de sarcini de curățare pe care QuickBooks nu le pot gestiona singure. În cadrul listei CPA Karl Irvin de 25 de utilități QuickBooks, Data Remover (vezi Resurse) se concentrează pe ștergerea tranzacțiilor și a numelor listelor, oferindu-vă capacități de sortare și gamă de date pe care le puteți utiliza pentru a identifica și a izola datele pe care doriți să le eliminați. Importul, exportul și ștergerea asistenților Transaction Pro de la Baystate Consulting (vezi Resurse) accelerează și simplifică sarcinile de mutare a datelor în și din QuickBooks și de purjare a unor cantități mari de informații într-un singur pas. Pentru a utiliza aceste utilități cu prudență, verificați dacă înțelegeți consecințele caracteristicilor lor puternice.
