Cu contabilitatea în numerar, contabilitatea este simplă: nu înregistrați nicio tranzacție până când banii nu se schimbă efectiv, spune Instrumentele de contabilitate. Cu contabilitatea de acumulare, înregistrați tranzacțiile imediat ce câștigați sau datorați bani. Dacă o factură ajunge înainte sau după bunurile pe care le-ați plătit, înregistrarea corectă a tranzacției necesită câțiva pași suplimentari de contabilitate.
Bacsis
Dacă plătiți în avans o factură înainte de a primi bunurile sau serviciile aferente, creditați numerar și debitați un cont de cheltuieli preplătite, cum ar fi consumabile preplătite, inventar plătit în avans sau servicii plătite în avans. Când primiți orice ați plătit, creditați cheltuielile preplătite și debitarea cheltuielilor de inventar sau un cont similar.
Factura nu a fost primită
Păstrarea evidenței ar fi simplă dacă cumpărătorii ar vizita pur și simplu un furnizor, ar plăti pentru ceea ce aveau nevoie și au ieșit cu bunurile, dar deseori nu așa se întâmplă. În schimb, comanda, livrarea, facturarea și plata au loc în diferite momente ale procesului. Pentru a vă deruta în continuare, sistemul dvs. de gestionare a stocurilor gestionează expedierile de bunuri diferit de sistemul contabil.
De exemplu, Controlul achizițiilor spune, să presupunem că primiți o expediere de articole de inventar, dar factura nu a fost încă primită. Dacă utilizați un sistem de inventar perpetuu, în care vă actualizați în mod constant evidențele stocurilor, înregistrați expedierea imediat; cu un inventar periodic, îl înregistrați la sfârșitul perioadei contabile. În orice caz, nu înregistrați achiziția ca un cont de plătit până când nu primiți factura de marfă.
Să presupunem că ai comandat $2,000 de inventar. Atâta timp cât factura nu este primită, înregistrați $2,000 în contul GRNI - bunuri primite, nefacturate - precum și în inventar. Odată ce furnizorul trimite factura de marfă, reduceți GRNI cu $2,000 și înregistrează $2,000 în conturi de plătit.
Urmărirea GRNI
Pe măsură ce afacerea dvs. crește, expedierile GRNI pot deveni mai frecvente. Contul dvs. GRNI poate avea sute de intrări care implică mai multe achiziții, mai multe articole și mai mulți furnizori. Urmărirea și actualizarea acestora atunci când primiți facturile necesită timp și efort din ce în ce mai mare și este ușor să vă pierdeți urmele. Întârzierile furnizorilor, erorile și fraudele de facturare pot agrava lucrurile.
Software-ul vă poate ajuta. Un proces automat poate prelua facturile, le pot asocia cu comenzile de cumpărare și poate face ajustările necesare pentru evidența contabilă, fără a lipsi datele pe care un ochi uman le-ar putea sări peste. Acest lucru are avantajul suplimentar de a vă menține cărțile la zi, fără întârziere. Acest lucru poate face mai ușoară identificarea furnizorilor care sunt încetini sau care livrează în timp util și să decidă care merită mai mult din afacerea dvs.
Bunuri care nu sunt primite
Uneori lucrurile funcționează invers. Primești factura, poate o plătești, dar nu ai încă marfa. Instrumente de contabilitate spune că acest lucru se întâmplă, de exemplu, atunci când plătiți în avans pentru bunurile pe care le comandați. Plata anticipată se poate datora faptului că utilizați contabilitatea în numerar și doriți să înregistrați cheltuielile mai devreme sau pentru că plata în avans vă oferă un tratament preferat. De asemenea, se întâmplă dacă vânzătorul, indiferent de motiv, nu vă acordă credit.
Contabilitatea inventarului plătit dar neprimit - sau bunuri preplătite sau servicii preplătite - tratează bunurile sau serviciile pe care vi le datorează cealaltă parte ca un activ. Dacă plătești pentru $1,200 în inventar în avans, creditezi $1,200 să încaseze și să debiteze contul de activ al cheltuielilor plătite în avans $1,200. Când primiți articolele de inventar sau alte bunuri, creditați cheltuielile preplătite și debitarea cheltuielilor de inventar.
Cu serviciile, este puțin mai complicat, deoarece procesul este mai desenat. Dacă plătiți în avans serviciul de internet sau asigurarea în valoare de un an, de exemplu, atunci debitați în fiecare lună cheltuielile preplătite pentru o doisprezecime a plății. De exemplu, dacă ați plătit $24,000 pentru un an de servicii de întreținere, ați debita $2,000 din cheltuielile plătite în avans în fiecare lună și creditați contul de cheltuieli de întreținere pentru aceeași sumă.
Ca o chestiune practică, a face acest lucru cu fiecare cheltuială și achiziție plătită în avans vă poate împiedica contabilitatea, urmărind prea multe articole preplătite, în special serviciile. Pentru a evita acest lucru, setați un prag minim pentru introducerea unui articol în contul de cheltuieli preplătit. Dacă pragul este, să zicem, $500 și plătiți în avans pentru $400 valoare de rechizite de birou, tratează doar $400 ca o cheltuială regulată.
Când tranzacționați în numerar
Dacă utilizați contabilitatea în numerar, așa cum fac multe întreprinderi mici, nu există un cont de cheltuieli preplătit, spune Fundera. Să presupunem că plătiți un $1,400 factura de marfă astăzi, dar nu va primi marfa timp de două săptămâni. În loc să vă faceți griji cu privire la cheltuielile preplătite, trebuie doar să înregistrați $1,400 ca o achiziție obișnuită. Dacă ați plătit pentru șase luni de servicii cu $300 astăzi, veți înregistra cheltuielile astăzi și nu ați ajusta contul mai târziu.
Acest lucru vă simplifică contabilitatea, dar distorsionează și aspectul finanțelor. Să presupunem că plătești $3,600 luna aceasta pentru un an de servicii. Aceasta este o cheltuială de servicii foarte mare în această lună, urmată de 11 luni de cheltuieli zero. Abordarea de acumulare, arătând $300 în cheltuială pe lună, vă oferă o imagine mai realistă.
Când ești Vânzătorul
Dacă sunteți vânzătorul, contabilizați inventarul plătit, dar nu a primit lucrări în sens invers. Datorită cumpărătorului, obiectele sau serviciile de inventar intră în evidență ca o datorie, nu ca un activ. Vânzătorii nu efectuează de obicei multe plăți în avans, deci nu este greu să urmăriți plățile și să ajustați conturile.
Dacă, să zicem, primiți un $1,500 plata pentru bunurile care urmează să fie expediate, înregistrați un credit în contul de plată anticipată și un debit în numerar. Când expediați mărfurile, debitați plăți în avans și creditați conturile de venituri. Dacă vindeți servicii în avans, veți ajusta conturile pentru fiecare lună de servicii, așa cum face cumpărătorul.
Solicitarea de bani în avans
Jobber Academy spune că avantajele de a determina clienții să plătească în avans includ să nu vă faceți griji cu privire la neplată și să vă asigurați că plata ajunge în timp util. Dacă sunteți o afacere mică cu un flux de numerar restrâns, acestea sunt avantaje certe. Există și alte circumstanțe în care este o idee bună:
- Va trebui să achitați o cantitate serioasă de materii prime și doriți un depozit. Acoperișii cer adesea un depozit pentru a acoperi zona zoster și unghiile, de exemplu.
- Este o treabă mare și chiar nu îți poți permite clientul să se retragă. Un depozit garantează intrarea clientului.
- Știți din experiența anterioară că acest client plătește târziu.
- Afacerea dvs. este nouă și aveți nevoie de fluxul de numerar.
Dezavantajul este că, dacă trimiteți factura de marfă înainte de marfă sau serviciu, aceasta poate polua relația cu clienții dvs., mai ales dacă sunt nemulțumiți de munca dvs. Fiți întotdeauna clar în avans care sunt termenii tranzacției. Contactați-i după livrare pentru a vedea dacă sunt mulțumiți. Oferiți o reducere la plata în avans, dacă vă puteți permite. Vrei ca clientul tău să fie complet satisfăcut.
