Fără o documentație amănunțită, o companie poate avea tabelele învârtite de ea de către un fost angajat nemulțumit, pe care îl încetează în mod legitim și justificat. Rezultatul poate fi o experiență costisitoare de litigiu. Documentarea obiectivă a incidentelor, a performanței slabe și a conversațiilor cu un angajat vă poate ajuta să stabiliți credibilitatea și să vă susțineți revendicările atunci când vine timpul să încetați un lucrător.
Datele
Ori de câte ori apare un incident sau o conversație între dvs. și un angajat cu probleme, este important să documentați data la care a avut loc. Includerea acestor date vă poate ajuta să izolați fiecare eveniment și să stabiliți tiparele pe care le observați atunci când pregătiți documentația pentru încetarea unui angajat. Documentarea evenimentelor va arăta, de asemenea, că decizia de revocare a unui angajat nu a avut loc fără înregistrarea incidentelor anterioare.
Încălcări
Într-un articol pentru Societatea Managementul Resurselor Umane, H. Ann Liroff scrie că ar trebui să documentați toate încălcările angajaților din fișierul personalului unui angajat pe măsură ce apar. Încălcările ar trebui să corespundă politicilor și manualului de proceduri ale companiei și pot include performanțe slabe, încălcări ale contractelor, acțiuni ilegale, comportament lipsit de etică, productivitate scăzută, absenteism, întârziere, nesubordonare, practici nesigure și comportamente perturbatoare. Când documentați o încălcare, trebuie să includeți, dacă este cazul, limba pe care a folosit-o angajatul, modul în care incidentul a afectat atribuțiile angajatului și modul în care a afectat departamentul sau compania în ansamblu. Utilizați notele pe care le-ați scris în fișierul personalului unui angajat pentru a crea o listă a încălcărilor și datele acestora în documentele de reziliere.
Conversații și evaluări
Când documentați o încălcare, includeți note cu privire la acțiunile pe care le-ați întreprins sau conversațiile pe care le-ați avut cu angajatul. Detaliiți conversațiile pe care le-ați avut cu angajatul cu privire la deficiențele de performanță, consecințele acestora, precum și liniile directoare realiste și termenele stabilite pentru îmbunătățire. Astfel de note contribuie la punerea în aplicare a unor acțiuni disciplinare justificate sau a rezilierii. Conștientizarea unui angajat cu privire la o astfel de documentare o face și ea conștientă de consecințele nefaste.
Evaluări
În plus față de conversații, documentați evaluările angajaților efectuate, întâlnirile care au avut loc pentru a evalua progresul unui angajat către obiectivele stabilite și nivelul de participare al angajatului pe tot parcursul procesului. Este o idee bună să emiteți avertismente în scris și să solicitați angajatului problemă să semneze un document care confirmă primirea documentului. Această recunoaștere poate ajuta la susținerea faptului că angajatul a primit un avertisment și a fost informat despre posibilele consecințe. Includeți informații despre conversații, evaluări și avertismente într-un document de încetare a angajaților.
Actiuni disciplinare
Notați întotdeauna acțiunile disciplinare transmise unui angajat în dosarele de personal și în documentele de reziliere. Acțiunile disciplinare pot include retrogradarea, probațiunea sau suspendarea. Includeți rezultatul oricărei acțiuni disciplinare în notele dvs.
