Centralizarea achizițiilor devine din ce în ce mai importantă cu cât crește o afacere mică. Cel mai important, o structură de achiziții descentralizată în care departamentele individuale sunt responsabile pentru propriile activități de cumpărare este adesea atât costisitoare, cât și ineficientă. În schimb, o structură centralizată de organizare și management reduce costurile de achiziție și creează un departament de achiziții mai eficient.
Gradele de centralizare
Achizițiile centralizate se referă la structuri organizaționale complet centralizate și conduse de centru. În ambele, departamentul de achiziții creează politici de achiziții și proceduri de operare standard pentru întreaga afacere. O structură complet centralizată se ocupă, de asemenea, de taxele și activitățile de cumpărare pentru toate departamentele sau diviziile de la sediul central sau de la biroul de acasă. Într-o structură condusă de centru, departamentul de achiziții creează politici de cumpărare și reguli de funcționare standard, dar lasă sarcinile și responsabilitățile de achiziție zilnice la fiecare departament sau divizie de afaceri.
Eficiență strategică
Obiectivele pe termen lung ale afacerii și obiectivele departamentului de achiziții se leagă adesea mai direct de o structură centralizată de achiziții. Un motiv principal pentru aceasta este că multe companii percep achizițiile ca fiind mai importante cu un departament centralizat de achiziții. Percepțiile de o mai mare importanță duc la achiziționarea centralizată nu numai că devin mai vizibile în cadrul organizației, ci și mai apt să participe la planificarea strategică pe termen lung. Prin încorporarea inițiativelor de achiziții în obiectivele pe termen lung ale afacerii, succesul financiar al afacerii se leagă de obiectivele de achiziții.
Eficiența procedurală
Centralizarea oferă avantaje procedurale distincte indisponibile într-o structură descentralizată. În primul rând, centralizarea elimină eforturile redundante și duplicate. Schimbul de informații și resurse creează oportunități pentru combinarea achizițiilor departamentale pentru a se califica pentru reduceri de volum și pentru a reduce costurile de transport și livrare. Un departament de achiziții centralizat facilitează, de asemenea, crearea și menținerea unor relații bune cu furnizorii și furnizorii. Un motiv principal pentru aceasta este acela că reduce confuzia dintre furnizori, care nu mai trebuie să se întrebe cu cine să vorbească pentru fiecare comandă de cumpărare diferită.
Control și management
Centralizarea politicilor de cumpărare asigură un control intern mai mare. O politică centrală de achiziții și fluxul de informații de sus în jos standardizează activitățile decizionale și de achiziție. De exemplu, o politică centralizată identifică angajații autorizați să inițieze o comandă de cumpărare, prezintă criteriile de selectare a furnizorilor și specifică limitele de cheltuieli. O politică centrală abordează, de asemenea, probleme etice. Printre acestea se numără poziția companiei cu privire la acceptarea cadourilor de la furnizori, identificarea cazurilor care constituie un conflict de interese și poziția companiei cu privire la păstrarea confidențialității.
