V-ați lansat deja aventura vieții prin lansarea unei mici afaceri. Acum sunteți gata să vă lansați într-un tip de aventură diferit, dar încă entuziasmant: un proiect special care vă va revigora afacerea, vă va îmbunătăți operațiunile și poate vă va îmbogăți rezultatele. Cel puțin, acestea sunt recompensele care vă așteaptă - dacă proiectul dvs. ajunge la o concluzie de drept.
Oricât de greu ar putea fi de crezut, unele proiecte speciale pândesc sau fug pe șine - jefuind proprietarii de întreprinderi mici de beneficiile pe care le-au imaginat atunci când proiectul se afla la începutul „etapei de vis”. Puteți evita această posibilitate pregătindu-vă pentru cele mai importante închiderea proiectului activități recomandate de experți în managementul de proiect.
Înțelegeți importanța închiderii proiectului
Indiferent în ce fază se întâmplă proiectul dvs. acum, nu este niciodată prea devreme să vă familiarizați cu importanța închiderii proiectului Activități. Sunteți într-o călătorie și, deși acum vă puteți concentra asupra pașilor inițiali esențiali, totuși ar trebui să țineți cont de destinație. Ați investit deja prea mult timp, efort și bani în proiectul dvs. - și probabil o mare speranță - pentru a gândi altfel.
Urmând inteligent finalizarea proiectului pașii vă vor asigura că:
- Toată munca asociat proiectului dvs. este mai mult decât terminat; este complet.Toți cei implicați în proiect este de acord că proiectul a ajuns la o concluzie satisfăcătoare.Procesele importante și procedurile necesare pentru a integra proiectul în operațiunile dvs. de afaceri de zi cu zi sunt în vigoare.
Feriți-vă de „Project Drift”
Nimeni nu te-ar putea învinui dacă încă mai ai pălăria Thomas Doubting. Cu un manager de proiect la conducere, s-ar putea să vă întrebați cum el ar putea pune în pericol un proiect. La urma urmei, el a investit timp, bani și alte resurse și în proiectul tău. El a pus multe pe linie, inclusiv reputația sa în industrie.
Realitatea este că chiar și proiectele care încep și se desfășoară în mâinile cele mai capabile pot fi victime a ceea ce poate fi numit „deriva proiectului”. Proiectele informatice sunt cunoscute în special pentru că se încadrează într-unul din cele două tipuri de derive.
Aflați de la Proiecte languide
Primul tip de deriva apare atunci când un proiect dispare, uneori pentru că:
- O echipă de proiect devine atât de integrate într-o afacere încât prezența lor devine obișnuită. Tonul proiectului se schimbă de la cel de actualitate sau urgență la „business as usual”.
- Parametrii proiectului schimbare, adesea în mod repetat. * Termenele limită nu sunt strict puse în aplicare - și nici consecințele pentru nerespectarea acestora.
Aflați de la „Orfani”
Al doilea tip de deriva apare atunci când echipa proiectului nu poate, sau nu, să transmită responsabilitatea livrabilelor proiectului unei noi echipe de oameni. Echipa de proiect poate fi formată din oameni talentați, dar în mod neintenționat creează un proiect la care experții din industrie se referă "orfan."
Și aici, distincția este importantă: echipa de proiect a fost angajată proiecta proiectul, nu implementa aceasta. La fel ca un bucătar de restaurant, ar trebui să vină în mod firesc momentul ca ei să predea creația următoarei persoane din rând. Echipa de proiect nu ar trebui să se așeze la masă.
Când un proiect este cu adevărat finalizat, acesta trebuie să intre într-o nouă fază. Responsabilitatea pentru implementare și întreținere ar trebui să fie transmisă unui grup diferit de persoane, inclusiv, probabil, unora dintre persoanele din afacerea dvs. mică. În calitate de proprietar, trebuie să luați o poziție proactivă cu nouă închiderea proiectului Activități. Pașii dvs. pot veni într-o ordine oarecum diferită, dar ar trebui să facă parte din plan.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 1
Câțiva pași în închiderea proiectului procesul vă poate părea de facto - evenimente naturale, așteptate. Probabil că acest lucru s-a gândit și proprietarii de întreprinderi mici care și-au urmărit proiectele cum se opresc sau nu reușesc să ajungă la linia de sosire. Este inteligent să nu dai nimic de la sine, adoptând maxima jurnalistului de „încredere, dar verificare”.
Începeți prin a vă asigura că întregul domeniu al lucrării a fost finalizat. Până la sfârșitul unui proiect, este posibil să îi cunoașteți componentele atât de bine încât să le puteți recita din memorie. Dar faceți pasul suplimentar de a dezgropa propunerea inițială de proiect. Ar trebui să aibă sarcini detaliate atribuite echipei de proiect și ar trebui să le tratați ca pe o listă de verificare.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 2
Verificați dacă proiectul a îndeplinit obiectivul pentru care a fost inițiat. „Marcați” o altă poveste de avertizare chiar aici, pentru că nu este neobișnuit ca proprietarii de întreprinderi mici să înregistreze un moment „uh-oh” când își dau seama că un proiect care se apropie de final nu va rezolva o problemă - sau nu va face o îmbunătățire - până la urmă .
Amintiți-vă că proiectul nu este încă închis și niciodată nu este prea târziu pentru a face modificări. Contractul dvs. ar trebui să le permită oricum. Mai bine să alungeți un proiect decât să îl scurtați cu rezultate nerealizate. Modificările ajung, de obicei, să coste bani, dar încercați să luați o perspectivă lungă asupra investiției în proiect, știind că probabil v-ar costa mai mulți bani să o luați de la capăt.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 3
Efectuați plăți finale către furnizorii, furnizorii sau partenerii proiectului. Acest detaliu plictisitor este unul care este lăsat adesea suspendat, după ce o echipă de proiect se mută în afara site-ului și pe un alt proiect. Până atunci, va fi, de asemenea, mai complicat să verificăm dacă aceste terțe părți și-au îndeplinit obligațiile contractuale, inclusiv, probabil, furnizarea de informații despre produse, garanții și renunțări la garanție.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 4
Calculați și înregistrați performanța generală a proiectului. Depășirea acestor măsuri este de obicei performanța costurilor sau dacă proiectul a intrat sub buget, peste buget sau conform așteptărilor. Alte măsuri includ adesea modul în care proiectul s-a conformat termenelor și standardelor de asigurare a calității.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 5
Colectați toate documentele legate de proiect și indexați-le și arhivați-le. Până acum, ar fi trebuit să creați o „stație de andocare” specială, astfel încât toate părțile interesate implicate în proiect să poată accesa cu ușurință documente importante. Dacă nu ați făcut-o, acum este momentul să faceți acest lucru - și faceți o copie de rezervă, astfel încât să fie protejate de blocările computerului.
Acesta poate fi un lucru obositor, dureros finalizarea proiectului pas, în funcție de sfera și complexitatea proiectului dumneavoastră. Dar încearcă să te gândești la asta ca la „biblioteca ta de proiecte” - o resursă valoroasă la care poți face referire tu și angajații tăi atunci când întâmpină întrebări sau probleme pe drum.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 6
Adunați o încapsulare „lecții învățate” de la echipa de proiect - și apoi asigurați-vă că îl arhivați. Unele echipe de proiect văd acest lucru închiderea proiectului exercițiu ca o sarcină administrativă în cel mai bun caz și o încercare de a-l umoriza pe client în cel mai rău caz. De fapt, nu este niciuna dintre ele și vă poate oferi o valoare reală dacă echipa răspunde la două întrebări simple:
- Ce am facut atât de bine încât va trebui să se repete în viitor? * Ce am fi putut face mai bine - și cum?
Nu îl puteți vedea acum, dar „lecțiile învățate capturând” pot:
- Reduce panta curbei de învățare pentru proiectele viitoare.
- Furnizați o mulțime de bune practici de replicat și practici slabe de evitat. * Te ajută să evițipasuri greșite care ajung să se adauge la costul de bază al unui proiect.
Referirea la un depozit de lecții învățate a servit ca o mână de Dumnezeu pentru mulți proprietari de întreprinderi mici care sunt pe cale să se lanseze la o revizuire a site-ului lor web. Le poate reîmprospăta memoria detaliilor cruciale pe care le-au uitat. Și, având un singur site sub centură și încrederea ridicată în mod rezonabil, îi poate împuternici să își asume un control mai mare asupra proiectului a doua oară.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 7
Programați orice instruire necesară astfel încât angajații dvs. să înțeleagă cum să funcționeze cu orice schimbări precipitate de proiect. Aceștia ar trebui să aibă la dispoziție toate instrumentele, documentația și resursele, astfel încât să nu se bazeze pe echipa de proiect pentru a-și îndeplini atribuțiile.
Dacă auzi strigătele unui „orfan lâncezitor”, ai dreptate să-ți ridici apărarea. O mulțime de manageri de echipă de proiect bine intenționați promit că vor programa sesiuni de instruire „mai târziu”. Dar, după cum ați putea ghici, „mai târziu” este adesea amânat (pentru mai târziu) sau nu se materializează niciodată.
Este posibil ca managerul dvs. să încerce să aștepte până la ultimul moment posibil pentru a programa sesiuni de antrenament, gândindu-se că orice ajustări de ultim moment ar putea necesita o altă sesiune. Dacă vi se întâmplă acest lucru, întâlniți-l la jumătatea drumului și programați o sesiune de antrenament cât mai curând posibil - și lăsați orice sesiune de urmărire pentru „mai târziu”.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 8
Deconectați-vă de la proiect și acceptați livrabilele proiectului. Este o formalitate, dar este o formalitate importantă: semnătura dvs. pe un document care spune că atestați că proiectul a fost finalizat în mod satisfăcător și / sau în conformitate cu termenii propunerii de proiect. Acest „rit de trecere” transferă oficial proiectul din posesia echipei de proiect în posesia dumneavoastră.
Dacă proiectul dvs. include livrabile, așa cum fac majoritatea proiectelor, este momentul să le primiți. Este aproape timpul să eliberăm baloanele.
Insistați asupra închiderii proiectului Pasul 9
Desființați echipa de proiect - un alt finalizarea proiectului formalitate, dar una deosebit de importantă în cazul în care echipa de proiect și-a stabilit chiar și rezidența semipermanentă în afacerea dvs. Membrii echipei se pot simți ca membri de bună-credință ai personalului dvs. după luni de zile de lucru împreună într-un mod intens și concentrat.
Dar este o idee bună să rupi această legătură în așa fel încât și angajații tăi să fie martori. O modalitate bună de a face acest lucru? La o petrecere de sărbătoare, toastând toți cei implicați în proiect. Proiectele de succes merită să fie sărbătorite, la fel ca și oamenii care au realizat acest lucru.
Păstrați protecția închiderii proiectului
Vă poate ajuta să vă amintiți un punct de bază, dar crucial: închiderea proiectului au loc activități pe parcursul un proiect. Nu sunt separați de un proiect, ceea ce înseamnă că nu sunt imuni la problemele care subminează un proiect în orice alt moment al duratei sale de viață. De fapt, unii proprietari de întreprinderi mici s-ar putea să vă avertizeze că, dacă o echipă de proiect va deveni neglijentă sau își va lua ochiul colectiv „de pe minge”, este posibil să se întâmple spre sfârșitul proiectului, când începe intensitatea unui proiect să scadă și, probabil, interesul pentru aceasta începe să scadă.
Alți proprietari de întreprinderi mici ar spune că unele echipe de proiect „pleacă”, cel puțin mental, înainte de a ieși din afacere din punct de vedere fizic. Uneori, acest lucru se întâmplă deoarece focusul echipei de proiect se îndreaptă spre următorul proiect. Membrii echipei privesc înainte, nu în oglinda retrovizoare. Din aceste motive, este inteligent să vă mențineți garda ridicată și să vorbiți dacă:
- Proiect cheie membrii echipei încep să părăsească proiectul cu mult înainte de închiderea proiectului etapă.Livrabile începe să pătrundă, dar sunt de o calitate inferioară.Poti nu mai primiți membrii cheie ai echipei la telefon și / sau durează mult mai mult decât de obicei pentru a vă returna apelurile.
Cu noroc, veți fi de acord că proiectele pot fi profesori extraordinari, oferind lecții care pot fi aplicate în nenumărate circumstanțe din afacerea dvs. Și cu tine apucând importanța închiderii proiectului activități, proiectul dvs. va reprezenta dovada faptului că unele proiecte îmbrăţişare șinele - până când ajung la destinația lor legitimă.
