O recepționer de afaceri mici face mult mai mult decât să salute vizitatorii la biroul dvs. sau să efectueze apeluri telefonice directe. Recepționerul se ocupă adesea de livrări, procesează e-mailurile, efectuează apeluri de ieșire pentru manageri și gestionează avocați. Întreprinderile mici beneficiază la maximum de recepționerii lor prin atribuirea de sarcini în curs pentru a umple timpul de nefuncționare, cum ar fi gestionarea consumabilelor de birou, facturarea simplă, introducerea bazei de date sau tastarea și corectarea corespondenței. O analiză a organigramei dvs. și o descriere detaliată a postului vă vor ajuta să profitați la maximum de poziția dvs. de recepționer.
Faceți o primă impresie bună
Recepționerul dvs. este adesea prima persoană cu care clienții sau furnizorii dvs. au contact. Dacă este dezorganizată, nu este familiarizată cu personalul sau departamentele dvs. sau este neîngrijită fizic, aceasta va trimite un mesaj despre cât de organizată este compania dvs. sau cât de serios vă luați afacerea. Setați un cod vestimentar pentru recepționerul dvs., care ar putea să o împiedice să ia parte la rochia „casual Friday”. Interzice să mesteci gumă la biroul ei, să iei prânzul în zona de recepție, să cânți muzică în timp ce lucrezi sau să adaugi decorațiuni personale la locul de muncă.
Solicitați-i să-și păstreze desktopul îngrijit și monitorul computerului cu fața în fața vizitatorilor. Familiarizați-vă recepționerul cu clienții și furnizorii cheie, astfel încât să îi poată face să se simtă importanți și apreciați, amintindu-și numele, cunoscându-le companiile și înțelegând ce fac sau vând.
Oferiți trafic eficient
Când sosesc vizitatorii și oamenii sună, un recepționer nu trebuie să ghicească sau să cerceteze unde se află personalul dvs. Pregătiți-vă recepționerul să știe exact ce face compania, inclusiv cunoștințele de bază despre produse sau servicii, astfel încât să înțeleagă cine sunt contactele cheie și unde să direcționeze întrebările. Asigurați-vă că știe cum este organizat biroul dvs., astfel încât să poată direcționa pachetele, corespondența și întrebările clienților sau furnizorilor către persoanele potrivite.
Antrenează-l astfel încât să fie familiarizat cu personalul tău și cu pozițiile lor, inclusiv pronunțiile corecte ale oricăror nume mai puțin frecvente. Setați proceduri pentru acceptarea și semnarea pachetelor, ceea ce este important nu numai din punct de vedere al eficienței, ci și pentru îmbunătățirea siguranței și reducerea răspunderii.
Îmbunătățiți productivitatea recepției
Un recepționer poate avea perioade de nefuncționare considerabile în timpul zilei dacă primiți apeluri telefonice și vizitatori rare. O poziție de recepționer vă poate îmbunătăți productivitatea la locul de muncă, gestionând una sau mai multe funcții de serviciu. Mulți recepționeri efectuează facturări simple, gestionează inventarul, sortează și livrează e-mailuri, actualizează site-uri web, gestionează introducerea bazei de date și corespondența, trimit e-mailuri dintr-un cont catchall către departamentele corespunzătoare și țin evidența prezenței. Executivii de afaceri mici care nu au asistenți personali se bazează adesea pe recepționeri pentru a le oferi clienților impresia că au asistenți, atribuind sarcini precum efectuarea de apeluri telefonice și stabilirea programărilor.
Mențineți moralul biroului
Recepționerul unei mici afaceri este adesea „răcitorul de apă umană” al unui birou. Majoritatea angajaților au un anumit contact zilnic cu recepționerul și deseori discută și discută despre știrile la locul de muncă. Recepționerul este conștient de planurile de prânz de grup și știe dacă cineva a adus delicii în sala de pauză, are o zi de naștere, se angajează sau primește o promoție.
Poate fi constructivă în îmbunătățirea moralului companiei sau poate fi distructivă prin răspândirea zvonurilor și a bârfelor. Adresați-vă angajaților cu privire la opiniile recepționistei dvs. pentru a determina dacă are o influență pozitivă sau negativă atunci când vine vorba de moralul angajaților.
