Salarizarea este o funcție esențială a afacerii dvs. mici, deoarece sarcinile dvs. nu se opresc doar prin a le oferi angajaților salariile lor. De asemenea, trebuie să respectați legile federale, de stat și locale aferente. Neadministrarea corectă a obligațiilor dvs. de salarizare poate duce la cheltuieli și rapoarte financiare inexacte. Prin gestionarea eficientă, vă ajutați să vă consolidați operațiunile de salarizare.
Considerații
Alegeți o perioadă de plată consecventă, cum ar fi săptămânal, bisăptămânal, semestrial sau lunar. Examinați legile minime de plată ale statului; este posibil să plătiți mai des decât prevede legea, dar nu mai puțin frecvent.
Sistem de salarizare
Sistemul dvs. de salarizare vă permite să procesați salarii. Dacă procesați salarizarea intern, utilizarea software-ului de salarizare este mai eficientă decât procesarea manuală a întregii salarii. Furnizorul de software are, în general, pachete bazate pe mărimea afacerii dvs. Pentru a economisi timp și bani, este posibil să vă externalizați taxele de salarizare către o companie de servicii de salarizare. Furnizorul prelucrează salariile și gestionează adesea obligațiile fiscale și benefice ale companiei dvs. Tot ce trebuie să faceți este să verificați de două ori munca furnizorului.
Sistem de cronometrare
Pentru a urmări orele de lucru ale angajaților dvs., este posibil ca lucrătorii să completeze fișele orare săptămânale sau să instaleze un ceas. Acesta din urmă este mai eficient decât primul, deoarece angajaților nu le este la fel de ușor să fabrice orele cu ceas. În funcție de ce tip de ceas de timp aveți, fie calculați pumnii afișați pe cartela de timp, fie sistemul efectuează calculele pentru dvs.
Impozitele pe salarii
În timp ce efectuați salarizarea, trebuie să rețineți impozitele pe salarii federale, inclusiv securitatea socială și Medicare, din salariile angajaților dvs. și să plătiți propria cotă agențiilor guvernamentale corespunzătoare. De asemenea, retrageți impozitele pe venit federale, impozitele pe venit de stat - acolo unde este cazul - și contribuțiile la asigurările de șomaj. În scopul reținerii impozitului pe venit federal, oferiți noilor angajați un formular W-4 pentru a completa și a vă întoarce la timp pentru primele lor salarii. Pentru a vă menține obligațiile fiscale federale, consultați Circularul E al Serviciului de Venituri Interne, „Ghidul fiscal al angajatorului”. Pentru a vă stabili obligațiile de stat și locale, contactați agenția de stat pentru venituri sau evaluatorul fiscal local.
Beneficiile angajatului
Dacă le oferiți angajaților dvs. beneficii ale companiei, cum ar fi asigurări de sănătate, conturi de cheltuieli flexibile și planuri de pensionare, contribuțiile voluntare ale angajatului la astfel de planuri sunt, de asemenea, gestionate prin salarizare. Personalul dvs. de salarizare sau de resurse umane poate gestiona acest domeniu al afacerii dvs. sau puteți angaja un administrator terț. Dacă oferiți concediu plătit, cum ar fi doliu, vacanță, zile de boală și zile personale, administratorul dvs. de salarizare poate ține evidența a ceea ce este utilizat.
Depunere directă
Cu cât generați mai multe salarii, cu atât trebuie să urmăriți mai multe cecuri. Salariile sunt susceptibile la furt sau deplasare greșită. Dacă se întâmplă acest lucru, emiteți o oprire a cecului furat sau pierdut și retransmiteți un alt salariu către angajat. Puteți evita această posibilitate stabilind un depozit direct la banca dvs. și utilizând software-ul de salarizare care activează această opțiune. Explicați avantajele depunerii directe angajaților dvs. și încurajați-i să o accepte.
Contabilitate
Contabilitatea salarizării este modul în care monitorizați cheltuielile salariale ale companiei. Prin contabilitatea salarizării, alocați salariile, salariile, deducerile din salariu și alte cheltuieli către conturile financiare corecte. De asemenea, efectuați reconciliere periodică pentru a asigura salarii corecte, raportare fiscală și contabilitate.
Păstrarea înregistrărilor
Guvernele federale și de stat au legi specifice de evidență pentru salarizare. Deși software-ul de salarizare stochează datele dvs. de salarizare, puteți crește fiabilitatea imprimând rapoarte de salarizare la sfârșitul fiecărei perioade de salarizare și depunând copii pe suport de hârtie într-o zonă securizată. Rapoartele descompun salariile brute-nete ale fiecărui angajat pentru perioada de plată.
